Por Iván Suárez
La digitalización de los procesos empresariales ayuda a optimizar las etapas, funciones y roles de cada área de tu negocio, por lo que es clave conocer qué es un sistema ERP y cómo podría mejorar el desempeño de tu empresa.
ERP: un sistema necesario en el s. XXI
Atrás quedaron los montones de papeles en los escritorios de las secretarias, contadores, vendedores y administradores; espacios saturados de burocracia tan necesaria como desesperante.
Con la digitalización de los procesos contables, administrativos y comerciales todo es más simple y accesible para las empresas, ya que se crean entornos virtuales e interconectados.
Con ello, cada trabajador podrá acceder y/o subir documentos, archivos, informes o lo necesario para sus labores, a la vez que crea respaldos para no perder información clave para la operatividad de tu negocio.
Además, los procesos productivos se integran en un mismo entorno, a través de una comunicación eficiente en cada etapa, aumentando la operatividad en menos tiempos.
¿Qué es un sistema ERP?
En definitiva, un ERP es un sistema de planificación de todas las áreas claves a nivel empresarial: financiero, administrativo, comercial, contable y capital humano.
Estos gestores virtuales ayudan a integrar cada uno estos departamentos, aportando a la ejecución productiva y distributiva de tus bienes/servicios.
La implementación de sistemas ERP en las empresas mejorar la productividad, lo que compensa los grados de inversión que requiere la puesta en marcha del software -y que en el mercado existe un gran abanico de opciones-.
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Mejora tu gestión interna con ERP
Existen diversos beneficios que surgen tras la implementación de un sistema ERP en un negocio:
Uno de ellos, es la automatización de los procesos de la empresa, ayudando a optimizar aquellas etapas dependientes de otras sin la intervención de un operario para desarrollarse.
Este beneficio se grafica en aquellas etapas de contabilidad de insumos y compra/venta de productos/servicios, por ejemplo, donde es vital llevar detallado los datos para tomar decisiones comerciales.
Otro beneficio es la disponibilidad de información en un solo lugar, en base a respaldo y operatividad.
Con ello, los sistemas ERP tienen la capacidad de agrupar base de datos en espacios protegidos y seguros, algo tan necesario para la confiabilidad del usuario. Esto permite el acceso a información en un solo espacio y desde cualquier dispositivo tecnológico.
¿En qué áreas puedes mejorar el desempeño?
Como se señaló, los sistemas ERP mejoran el desempeño de las diversas áreas de tu negocio, potenciando la productividad y eficiencia de tus trabajadores.
Para ello, se implementan diversos módulos -que más adelante ahondaremos en ello- con el fin de potenciar cada sector según detalles específicos y generales. Acá algunos departamentos en los que puedes sacar provecho:
ERP: Uso comercial
Lleva la gestión de tus procesos de promoción y ventas a otro nivel. Podrás crear módulos ERP capaces de reflejar análisis de datos de metas, objetivos y acciones comerciales a seguir. Además, visualiza la performance de tus canales comerciales y el progreso de estas.
Uso operacional
Podrás implementar módulos para todos los niveles productivos de tu negocio, que van desde los registros de productos e inventarios hasta sistemas de alerta de mantención de medios de producción.
Todos tus departamentos interconectados trabajarán en sincronía, sabiendo las necesidades y/o exigencias de cada uno, elevando la productividad y eficiencia en el proceso productivo.
Uso en finanzas
Administra en un solo lugar aquellos aspectos bursátiles de tu negocio; con todos los protocolos de seguridad y legales internacionales, y en el marco de tus requerimientos empresariales.
También, podrás crear informes detallados con todas las cifras, balances y datos para la toma de decisiones a nivel gerencial, optimizando los tiempos de respuestas sustentado en datos.
Uso en RR.H.H.
Instalamos módulos funcionales para la gestión de Capital Humano, el ítem que aporta mayor valor a tu negocio. Con ello, podrás acceder a la gestión de reclutamiento hasta la creación de hojas de vida de tus empleados.
Este módulo, además, te permitirá gestionar la planilla de trabajadores, tanto en los aspectos de pagos de sueldos y cotizaciones hasta en la construcción de organigramas de funciones.
Uso en contabilidad
Lleva la gestión de tus facturas, boletas, gastos operacionales, pago de cotizaciones, impuestos, etc.… y todo en un lugar simplificado y eficiente para tus contadores. Tus colaboradores podrán, con este sistema, acceder con rapidez a las cifras y detalles de todo, lo que lograr obtener un balance real y sólido cuando lo necesites.
Este módulo, junto al Workspace de Google, son el área soñada de los administradores de cifras, datos y comunicación empresarial.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
Los sistemas ERP al ser software de gestión empresarial deben ser implementados en los equipos necesarios para su funcionalidad.
Por ello, se requiere de una infraestructura TI estándar básica y eficiente para su ejecución. Con esto nos referimos a sistemas interconectados, redes de internet y ordenadores capaces de soportar los requerimientos. Aunque, no es vital poseer una infraestructura TI avanzada, se aconseja que exista a nivel básico para que los sistemas ERP – y otros como ciberseguridad- puedan ser eficientes y eficaces.
Por lo general, los sistemas ERP están disponibles en módulos de gestión, los cuales se enfocan en cada sector de tu empresa (contabilidad, financiero, etc.), volviéndolo adaptable y escalable a cualquier realidad empresarial.
Así, una pequeña empresa podría iniciar con un módulo comercial y/o contable, debido a que son pilares fundamentales para cimentar desde un comienzo. No así una gran empresa, donde además podría anexar un módulo de RR.HH. para gestionar la tremenda plantilla de trabajadores.
¿Por qué en módulos? Básicamente, para automatizar los procesos por sector de la empresa, sincronizando a su vez aquellas áreas co-dependientes. Así, pueden trazarse segmentos a uno o varios módulos para limpiar tareas innecesarias.
Además, la metodología de módulos permite implementar funciones más específicas en aquellas áreas que lo requieran, a la vez que deja trazar funcionalidades generales entre ellas. Así, se crea un entorno integral y eficiente en sí mismo.
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